在宅ワーク

緊急時の在宅ワークに必要な環境・ツール

東北地方太平洋沖地震の影響で会社への通勤が困難になり、自宅で仕事をすることになりました。今回のように自宅での仕事を余儀なくされた場合に必要な環境・ツールを考えてみました。



VPN接続による会社端末への接続

まず必須なのがVPN接続で会社にあるの自身のPCへアクセスすることです。大前提として会社にVPN接続の環境構築ができているものとします。

最初からSOHOとして在宅で働いている人は自宅のPCに必要な環境が揃っているかと思いますが、緊急時と想定すると会社の端末へアクセスしない事には作業ができません。
私の場合は会社はWindowsで自宅がMacなので以下のように設定しました。

会社のPC(Windows)の設定

1)リモート接続設定
会社のPC(Windows XP)をリモート接続で動かせるように設定します。設定はマイコンピュータ(右クリック)→プロパティでリモートタブを選択し「このコンピュータにユーザーがリモートで接続することを許可する」にチェックを入れます。

リモート接続設定

2)電源の設定
次に、電源が落ちないようにコントロールパネル→電源オプション→電源設定で「常にオン」に設定します。

電源オプション

3)端末IPの確認
IPの確認も必要です。確認方法はいくつかありますが、私はコマンドプロントで「ipconfig」と打ってENTERで確認しました。IP Addressに端末のIPが表示されます。

IPアドレスの確認

自宅PC(Mac OS 10.6)の設定

1)VPNの設定
次は自宅のPCの設定です。当然会社のPCの電源はONの状態です。
Macの設定は、システム環境設定→ネットワークで画面左下の「」をクリックし、インターフェイスを追加します。
まず、インターフェイスは「VPN」を選択し、VPNタイプを選択します。VPNタイプはあらかじめ会社のネットワーク管理者に確認しておいて下さい。私の場合はPPTPでした。サービス名は任意の名称でOKです。

インターフェイスの追加

次に構成を作成します。構成は「デフォルト」で、サーバーアドレスとアカウント名はネットワーク管理者に確認して下さい。暗号化は「自動(128ビットまたは40ビット)」でOKです。
構成の設定

最後に認証設定を行います。ネットワーク管理者によってユーザーごとのパスワードが割当られているはずなので確認し入力します。

認証設定

ここまで設定できたら「メニューバーにVPNの状況を表示」にチェックを入れて「適用」します。「適用」後、PCの上部メニューに見慣れないアイコンが表示されます。これをクリックしてVPN接続を試して下さい。

VPNアイコンうまく行くと以接続時間が表示されます→VPN接続時間

自宅PCがWindowsの場合はこちらを参考にして下さい。

2)Remote Desktop Connectionのインストール
VPN接続が完了したら次に会社のPCを動かす為のアプリをインストールします。私の場合はMicroSoftから提供されている「Remote Desktop Connection」をインストールしました。WindowsのリモートデスクトップのMac版です。以下より無償でダウンロードできます。
Remote Desktop Connection
ダウンロードしてインストール→起動すると以下のような画面が表示されるので事前に調べた会社PCのIPアドレスを入力します。

Remote Desktop Connection

IPの入力後、普段会社のPCにログインする要領でユーザー名をパスワードを入力します。
以上の設定で自宅から会社のPCを操作できます。

以降は自宅作業が長期化した場合にあったらよいと思うツールです。

管理ツール

プロジェクト管理ツール「Basecamp」

リモートで作業をするとわかりますが、回線を通す分いつものようにサクサクと動く訳ではありません。全てをリモートでつないだ会社のPCで行うのではなく、外部のツールを利用するのが良いかと思います。
まずはプロジェクトの管理ですが、最初からオンラインの管理ツールを使ってプロジェクトの管理をしている場合は問題ありませんが、特に利用がない場合や社内環境で管理システムを構築しているという場合は一時的にオンラインのプロジェクト管理ツールを利用するのも手かと思います。
Basecamp

以下のサイトで設定から使い方までわかりやすく説明されています。
Webクリエイターボックス
プロジェクト管理の基本機能はもちろんスマートフォンにも対応しているようです。

ちなみに「プロジェクト管理ツール」でググると結構な数のツールがヒットします。
プロジェクト管理ツールの検索結果
自分や組織にあったものをチョイスすると良いかと思います。

打ち合わせ

Skype

電話だけでの打ち合わせには限界があります。細かいニュアンスが伝わらなかったり、電話代もばかになりません。
Skypeを使えば無料でお互いの顔を見ながら打ち合わせができます。また、有料ですが「Skype Premium月額プラン」を使えば複数の人間で打ち合わせが可能(グループビデオ通話)になります。

Skypeは以下からダウンロードできます。
Skype
一つだけ欠点を挙げるとWEBビデオが必要です。最近のPCはMacを始め標準でついていますが、、、

オンラインストレージ

大容量オンラインストレージ「firestorage」

大量データのやり取り用にオンラインストレージも利用するとよいかと思います。無償且つ日本語対応しているもので一番良いと思ったものを紹介します。
firestorage

主な機能は以下になります。

登録不要で利用可能

1)会員登録:なし(無料会員や有料会員登録することで利用できる機能が増える。)
2)最大データ保存容量:無制限
3)1ファイルあたりの最大容量:200MB
4)保存期間:.最大7日間
5)制限機能

無料会員に登録すると

1)ファイルの削除
2)パスワードによるアクセス制限
3)ダウンロード回数制限
4)アクセス集計
5)コメント機能
6)簡単ダウンロードURLメール送信
7)受信者削除機能
8)ダウンロード通知メール機能
9)アップロードしたファイルをZIP形式で圧縮(同時20ファイルまで)
10)グループメール機能(グループごとにアドレスを登録して一斉メール送信できます)
11)カスタマイズ可能な受け取り専用アップロード画面
12)アップロードされたZIPファイルを展開
13)カスタマイズ可能な私書箱を持つことが出来ます
14)ストレージ保存では2Gバイトまでずっと保存されます ※ログイン履歴が1ヶ月無かった場合は削除されます


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